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Como garantir a eficiência no recebimento de mercadoria

Por Thiago Carneiro em 25 de Novembro de 2016

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A atividade de recebimento de mercadoria é a primeira etapa da trajetória do produto em um Centro de Distribuição (CD). Essa etapa é crucial para o bom andamento de todas as outras atividades, já que envolve o descarregamento das cargas e a conferência da quantidade e integridade dos produtos dos fornecedores. No entanto, é comum observarmos filas de caminhões nas portas dos atacadistas distribuidores aguardando para entregar as mercadorias.

Se isso já aconteceu e/ou continua acontecendo no seu CD, você tem um problema. Isto porque mesmo que a mercadoria já esteja comprada e disponível, ela não poderá ser vendida. Isso significa que as filas de caminhões, além de atrasarem todo o processo da empresa, também irão gerar prejuízo com a falta dos produtos, pois embora a mercadoria exista, não será possível realizar a venda. O resultado? Redução do giro (perda de dinheiro devido a mercadorias ociosas),  ruptura de estoque (falta de um produto no momento da compra) e, consequentemente, insatisfação do cliente pela falta do produto.

4 causas do atraso no recebimento da mercadoria

Confira as principais causas do atraso na hora de receber mercadorias no centro de distribuição:

1. Lançamento de negociação não antecipado

O lançamento da negociação no ato da compra é importante para registrar os preços, quantidades, acordos comerciais e o prazo para pagamento. Se o pedido de compra não é realizado antecipadamente, sua equipe vai perder um bom tempo em toda a cadeia logística, podendo atrasar o recebimento da mercadoria futuramente. E isso pode significar a insatisfação do consumidor final.

2. Divergência de tributação das notas fiscais

Uma falha recorrente no CD, já que cada estado tem regras e tributações distintas, é a divergência de valores dos impostos. Se uma mercadoria passa pela fase de recebimento no CD e o sistema de conferência não está adequado totalmente com a legislação, o efeito cascata será inevitável. Como no lançamento da nota fiscal são calculados todos os tributos para cálculo do custo da mercadoria e a apuração dos impostos, qualquer divergência altera todo o cálculo.  Por isso, o lançamento da nota fiscal não pode ser confirmado até que todas as informações batam com os valores da nota fiscal.

3. Divergência no acordo

Quando há divergências entre o acordo firmado com a indústria e a área de compras, tanto a sua empresa quanto o cliente final serão prejudicados. As divergências podem incluir preço, quantidade, desconto, prazo de pagamento, entre outros fatores. Isso acontece quando o acordo comercial não é seguido.

4. Falta de planejamento no recebimento

É fundamental um controle de planejamento de recebimento, que inclui uma gestão de estoques. O controle é essencial, já que, quando não há planejamento do que comprar de acordo com a capacidade da empresa, a mercadoria pode, por exemplo, chegar no centro de distribuição e não caber nas docas. Lembre-se que cada empresa tem uma capacidade distinta para receber as mercadoria, que depende diretamente do espaço físico (docas) e da quantidade de pessoas para receber (conferir e estocar).

Como ter eficiência no recebimento de mercadoria

Agora que você já identificou os principais entraves no recebimento de mercadoria, que tal aprender algumas maneiras de garantir a eficiência no seu CD? Veja a seguir:

Lance o pedido de compra no ato da negociação

Desde o momento da proposta, deixe claro que esses números devem fazer parte de um documento que está sendo criado no momento. Este documento inclui todos os pontos do acordo, como o registro do preço, quantidade, descontos, acordos comerciais e prazo de pagamento. Assim, você garante a agilidade do processo de transporte e recebimento e evita atrasos na entrega.

Realize a amarração tributária no ERP

Para que os compradores não tenham que interpretar toda a regra tributária dos produtos, você vai ter de garantir que o registro do preço, quantidade, descontos, acordos comerciais e prazo de pagamento estão disponíveis e são facilmente acessíveis. E isso significa investir em processos integrados, sistemas automatizados e muito treinamento. O ideal é que seu ERP contemple cadastradas todas as regras tributárias do produtos. Dessa forma, você garante rapidez, segurança e integridade a entrada de produtos do estoque, além de evitar problemas com a contabilidade, que acabam prejudicando praticamente todas as áreas da empresa.

Dê entrada no XML da nota fiscal

Com o XML da nota fiscal, é possível conferir antecipadamente todas as informações comerciais (preço, quantidade, desconto) e tributárias (ICMS, PIS E COFINS, ST, IPI). Por isso, peça o XML da nota fiscal por e-mail, já que assim será possível antecipar os problemas e contatar o fornecedor para resolvê-los antes que as mercadorias saiam da indústria. Este processo é bom para o seu negócio e também para o fornecedor, já que diminui bastante o número de devoluções de mercadoria e também o atraso na entrega de produtos.

Realize o agendamento de recebimento

De que adianta receber produtos rapidamente (ou antes da data acordada) se você não tem espaço disponível no CD? Por isso, agende o recebimento das mercadorias conforme a capacidade do fornecedor e do espaço disponível no estoque.

Monitore a rotina de pátios e portarias

O registro e agendamento de entradas e saídas do CD é fundamental para que você possa analisar a eficiência dos seus processos. Por isso, controle a movimentação com registros de data, hora e a passagem em cada ponto de controle, além do posicionamento de filas e acesso à portaria. Dessa forma, se existe algum problema no recebimento relacionado à sua parceria com o fornecedor, você certamente irá identificá-lo.

Confira os produtos

É extremamente importante conferir tipo, quantidade e valor dos produtos da nota com a mercadoria recebida. Assim, se algum item não bater com a nota, você pode entrar em contato com o fornecedor imediatamente e agilizar a devolução ou entrega de mercadoria, enquanto o caminhão ainda está no pátio do CD.

Você já teve problemas com recebimento de mercadoria? Identificou o motivo? Compartilhe!

 

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Categorias: Logística, Distribuição

Thiago Carneiro - PC Sistemas
Postado por Thiago Carneiro

Gerente de Consultoria

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