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Como controlar créditos de clientes?

Por Thiago Carneiro em 12 de Abril de 2017

Um dos maiores desafios de qualquer gestor de atacados distribuidores é fazer o controle financeiro do seu negócio, dentre elas os créditos de negociação comercial,  devolução do cliente e recebimento de títulos a maior. Muitas vezes, o atacado distribuidor não se atenta a esse tipo de controle, por entender que esse valor não é expressivo dentro da sua empresa.

Quando o consumidor devolve uma mercadoria ou antecipa o pagamento de uma conta a receber, o atacado precisa fazer o devido registro, para que não haja distorções nas demonstrações do seu exercício contábil.

Hoje, os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) são fundamentais para unificar e facilitar a gestão desses créditos, disponibilizando informações de forma consistente para toda a organização, integrando o gerenciamento de processos contábeis e administrativos. Além de otimizar o tempo burocrático, esses programas evitam a ocorrência de erros e até mesmo de fraudes.

Pensando nisso, vamos apresentar, a seguir, a importância e como controlar crédito de negociação comercial e como controlar crédito de devolução de venda. Veja como essas práticas favorecerão na manutenção da saúde financeira do seu negócio. Confira!

 

Os riscos de não controlar os créditos nas empresas

Mesmo com todos os cuidados, treinamento de equipes e o auxílio de ERP, existe uma situação que foge ao controle da maioria das empresas: o crédito do cliente.

O crédito é um “contas a pagar” do atacado distribuidor para o cliente. Normalmente, o crédito pode ser gerado por meio de uma negociação comercial, na devolução parcial ou total de uma mercadoria e no caso de pagamento acima do valor do título, podendo ficar esse crédito para ser utilizado em uma compra futura ou para abater um título a pagar.

É muito importante acompanhar o fluxo de criação e utilização dos créditos. É comum o gestor dar mais atenção às operações do dia a dia de compra e venda, em detrimento da organização contábil dos créditos.

Se ocorrer um controle eficaz, evitando lançamentos manuais e integrando as demais áreas da empresa, reduzirá o ricos de perdas financeiras causados por falhas operacionais, falta de conhecimento, ou, até mesmo fraudes. Quem tem o controle da empresa administra melhor, conseguindo assim melhores resultados.

Os principais riscos de quem não está preocupado em como controlar crédito de negociação comercial ou como controlar crédito de devolução do cliente são:

  • O risco de um funcionário errar ao criar um crédito para um cliente indevidamente.
  • O cliente ser ressarcido duas vezes, quando a mercadoria é enviada e o crédito ainda fica no sistema.
  • Fraudes, quando os funcionários criam créditos sem autorização.
  • Distorção em suas informações gerenciais.

As vantagens de um sistema integrado

Uma ferramenta de controle, bem como uma consultoria profissional, como a da PC Sistemas, poderá auxiliar no gerenciamento, na centralização e no controle sobre todo o processo de crédito de clientes.

Com a implantação do sistema integrado ERP, os erros de crédito diminuem, principalmente se o atacado distribuidor conta com diferentes sistemas de gestão e eles não conversam entre si.

Com o ERP, uma uniformidade entre os processos passa a se tornar presente. Com a padronização, ocorre também a otimização de processos, reduzindo a burocracia. Com menos procedimentos administrativos, seus custos operacionais tendem a diminuir.

Outro ponto importante é alçada de aprovação. Em geral, já existe a definição de quais usuários podem gerar, aprovar e baixar esses créditos. O sistema permite que seja configurado para que um usuário gere o pedido e um outro proceda com a aprovação da operação, assim como um mesmo usuário possa fazer toda a operação.

Além disso, o sistema permite aos gestores gerar relatórios da movimentação de créditos, mostrando detalhadamente os créditos gerados, suas baixas e saldo final. Tem-se ainda o detalhamento de títulos a receber em aberto, saldo das devoluções e de contas a receber, permitindo a visão do saldo de cada cliente.

E você? Como tem feito o controle dos seus créditos de clientes? Já sabia como controlar crédito de negociação comercial? Já conhecia as vantagens do sistema ERP? Ficou com alguma dúvida? Deixe sua mensagem nos comentários!

Categorias: Inteligência de Negócio

Thiago Carneiro - PC Sistemas
Postado por Thiago Carneiro

Gerente de Consultoria

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